Kulunut vuosi on pitänyt tässä blogissa paljon yrittäjäaiheista sisältöä. Tämä ei ole ihme, sillä lähdinhän kesäkuussa kokeilemaan siipiäni täysipäiväisenä yrittäjänä, joten aihe on minulle väkisinkin pinnalla.

Heinäkuussa esittelin teille hieman yrittämisen vuoksi muuttunutta arkeani ja mitä se piti sisällään. Tuossa artikkelissa tuli mainittua ensimmäistä kertaa Trello ja kanban, josta tuli niin ikään kirjoitettua tänne. Etenkin tuo Trelloa käsittelevä julkaisu sai sen verran paljon positiivista palautetta, että ajattelin jatkaa aiheen parissa vielä lisää.

Tällä kertaa ajattelin jättää kanbanin kaltaiset vähän syvemmissä vesissä asiat sivuun ja palata perusteisiin. Keskittymiskyky on sellainen, mikä meiltä kaikilta löytyy, joskin sen taso luonnollisesti heittelee yksilöittäin. Keskittyminen on hyvinkin oleellinen osa päivittäisiä puuhiamme, oli kyseessä sitten työ- tai vapaa-aika.

Sen vuoksi onkin mielestäni vähän sääli, että oman keskittymiskyvyn optimoinnista puhutaan hyvin harvoin. Tätä blogikirjoitusta suunnitellessani aloin ihan miettimään sitä, onko minulle joskus opetettu näitä asioita tai onko niistä edes keskusteltu. Tulin siihen tulokseen, ettei tämäntapaista toimintaa ole oikeastaan ollut.

Ensikosketus keskittymiskyvyn kehittämiseen vasta 25-vuotiaana

Ensimmäistä kertaa törmäsin aiheeseen vaihtaessani työelämään IT-alalle, jossa tuore työnantajani kiinnitti asiaan huomiota. Talossa oli tapana viettää ”aamuhiljaisuutta”, eli antaa kollegoille täysi keskittymisrauha aamupäiville, jolloin työnteko pyrittiin pitämään mahdollisimman tehokkaana. Lounaan jälkeen kravattia löysättiin hieman ja silloin saattoi jo varovasti kysellä kaverilta kommentteja aiheeseen.

Alussa järjestely vaati vähän totuttautumista, mutta aika nopeasti siihen pääsi käsiksi. Joka-aamuisiin rutiineihin meillä kuului aamupalaveri kello 9:03, jossa koko talo kokoontui kertomaan päivän tärkeimmät nostot. Jos oli oikein iso hätä, tämän palaverin yhteydessä pääsi kyselemään kollegalta vielä kuulumiset, ennen kuin otettiin noin kahden tunnin mittainen tiukan keskittymisen työjakso.

Jälkikäteen ajateltuna törmäsin tehokkaaseen työskentelytapaan melko myöhään, koska olin tuolloin jo 25-vuotias. Aiemmalla työurallani metsäteollisuudessa ei vastaavia juttuja ollut, eikä niitä kukaan ainakaan ääneen miettinyt. Syitä lienee monia. Ensinnäkin teollisuudessa tuli tehtyä vuorotyötä, jossa taisteltiin siis kelloa, eikä niinkään urakkaa vastaan. Lisäksi työ oli hyvin pitkälle erilaista valvomotyöskentelyä tai asiakaspalvelua, joka erosi merkittävästi tästä uudesta asiantuntijatyöstä.

Jälkiviisaana on helppo todeta myös se, että nuorempana olisi ehdottomasti pitänyt ”opiskella opiskelemista”, sillä sen avulla voi olla ”viisaasti laiska”. Voin myöntää näin ääneen, että minulla on ehkä keskivertoa huonompi keskittymiskyky ja pienetkin ärsykkeet häiritsevät helposti keskittymistäni. Tästä syystä opiskelumetodini eivät ole olleet aina tehokkaita ja vaikka olenkin saattanut käyttää paljon aikaa vaikkapa tenttikertaamiseen, lopputulos ei ole silti ollut parhaimmasta päästä.

Viisas opiskelija vuorostaan ei välttämättä tee kaikista eniten töitä, mutta tekee kaiken äärimmäisen keskittyneesti. Muistan esimerkiksi erään kaverini ala-asteelta, joka omien sanojensa mukaan lukee koealueet vain kertaalleen läpi. Hänen niksinsä oli simppeli: hän keskittyi tunneilla kuunteluun yleisen härväämisen sijasta ja kotona hän teki läksyt huolella ja sisäistäen, minkä ansiosta kokeeseen kertaaminen oli todella helppoa.

Minulle jäi tuosta samaisesta kaverista mieleen sellainen yksityiskohta, kun tämä kaveri korosti oman vapaa-aikansa tärkeyttä. Hän taisi joskus sanoa suoraan, että hän ottaa mieluummin viimeisenä iltana ennen tenttiä rennosti, kuin koittaa hätäpäissään päntätä viime metreillä niitä asioita, jotka laiminlöi oppituntien aikana.

Miksi pitäisi olla tehokas?

Otetaan tähän väliin typerä kysymys. Minkä takia ihmisen pitäisi olla työelämässä tehokas ja mikä hyöty äärimmilleen hiotulla keskittymisellä oikein on?

En malta olla provosoimatta. Minun tekee mieli sanoa, ettei siitä olekaan mitään hyötyä, jos olet normiduunari. Provosoivalle kommentille lisättäköön taustatiedoksi se, etten ole ollut koskaan elämäni aikana töissä kuukausipalkalla, vaan liksa on maksettu aina tuntiperusteisesti. Palkkani määräytyi siis sen mukaan, paljonko olen leimannut kortilleni työtunteja. Käytännössä nopeasti ja tehokkaasti työskentely syö siis omia työtuntejani ja sitä kautta saan vähemmän palkkaa. Ei kovin järkevä malli.

Sen sijaan nyt yrittäjänä homma on täysin päinvastainen. Käytännössä palkkioni muodostuu sen mukaan, miten teen töitä. Rahaa ei tule siis käytettyjen työtuntien mukaan, vaan itse lopputulos määrittelee kaiken. Sen vuoksi nyt jos koskaan kannattaa tehdä asiansa hyvin, huolellisesti ja nopeasti. Näiden kolmen yhdistäminen on vaativa tehtävä, jos keskittymiskyky on puutteellinen.

Raha ei ole kuitenkaan ainoa motivaattori. Olen jo nyt yrittäjätaipaleeni aikana huomannut sen, että 24/7-työskentely on todella helppoa. Tämä ei ole varsinaisesti hyvä asia, sillä se mahdollistaa helposti jatkuvan uppoutumisen työn tekemiseen, jolloin on olemassa riski, että huomaat pian tekeväsi koko hereillä olosi ajan töitä taukoamatta.

Omalla keskittymiskyvyn treenaamisella ja sen kautta tulevalla paremmalla tehokkuudella haluan myös säästää aikaa. Vaikka monelle yrittäjälle on suorastaan pakonomainen tarve retostella 12 tunnin työpäivistä kertaa seitsemän, niin en itse halua päätyä tuohon kastiin. Tavoitteenani olisi tehdä työt samalla tavalla kuin tuo edellä mainittu alakouluaikainen kaverini opiskeli, eli maksimoida myös vapaa-ajan määrä. Mieluummin 4-6h päivässä täysiä, kuin 8-12h puolivaloilla.

Millä eri tavoin voi tehostaa keskittymiskykyä?

Omaa keskittymiskykyä voi boostata lukuisilla erilaisilla tavoilla. Koska olemme kaikki yksilöitä, niin luonnollisesti jokainen meistä poimii itse ne parhaat niksit oman keskittymiskyvyn parantamiseen, eikä sama vinkki tehoa välttämättä kaikkiin.

Ajattelin esitellä teille hieman omia niksejäni, joita olen pyrkinyt toteuttamaan ja todennut ne toimiviksi. Joukossa on myös jonkin verran sellaisia vinkkejä, joita olen kokeillut, mutta ne eivät ole minun juttuni. Näiden kohdalla olen pyrkinyt myös avaamaan sitä, mikseivät ne ole toimineet. Mukaan mahtuu myös sellaisia niksejä, joista en ole järin ylpeä, mutta ne toimivat – ainakin lyhyellä tähtäimellä.

Keskeytykset keskeyttävät työnteon – vältä siis niitä

Hyvänä lähtökohtana pidettäköön sellaista yksinkertaisuutta, että jokainen keskeytys todellakin keskeyttää työmme. Sen vuoksi olisi syytä kaikin keinoin välttää kaikkea sellaista, joka saa meidän työntekomme pysähtymään yllättäen ja tahtomattamme. Tämä oli esimerkiksi syy sille, miksi vanhalla työpaikallani ei häiriköity aamuisin kollegoita.

Jos olet uppoutunut töihin ja sinulle tulee yllättävä keskeytys, pääsy takaisin samanlaiseen flow-tilaan ottaa yllättävän paljon aikaa. Olen joskus lukenut aiheesta blogikirjoituksia, mutta harmillisesti en löytänyt niitä linkitettäväksi tähän. Näistä minulle jäi kuitenkin mieleen se, että keskeytyksestä takaisin flow-tilaan pääseminen ottaa noin 20 minuuttia aikaa, mikä on siis ihan hitosti.

Ehkäpä yksi autoon liittyvä vertaus avaa asian paremmin. Käytännössä keskeytykset ovat sama asia, kuin joutuisit tekemään autolla äkkipysähdyksen moottoritievauhdista. Kun pääset taas jatkamaan matkaa, sinulla menee aikaa ja energiaa kiihdyttää takaisin siihen vauhtiin, jossa olit ennen pysähdystä.

Viestimet: puhelin, pikaviestimet, sähköpostit

Koska keskeytykset kuluttavat, kannattaa pyrkiä välttämään niitä. Keskeytykset eivät tule aina siitä, että joku tulee koputtamaan olkapäätäsi, vaan joskus sinua saatetaan tavoitella muita reittejä pitkin. Sinulle saatetaan soittaa, tai sitten saat viestejä lukuisista eri sovelluksista. Sinulla voi olla käytössäsi WhatsAppia, Facebook-chatia, Slackia tai perinteistä sähköpostia.

Olen havainnut pikaviestimissä isojakin eroja. WhatsApp ja Facebook ovat omassa käytössäni lähes puhtaita hupisovelluksia, joiden lukeminen työpäivän aikana on oikeastaan turhaa. Olen monesti miettinyt näiden kahden totaalista hiljentämistä, mutta… se on helpommin sanottu kuin tehty.

Etenkin WhatsAppin kanssa suurin ongelma lienee isot ryhmät, joissa luultavasti liikkuu ne kaikista turhimmat viestit. Hyvin harvoin kukaan koittaa tavoitella sinua kiireellisessä asiassa ryhmäkeskustelussa, joten hyvin usein olen hiljentänyt nämä ryhmät. Sen myötä en saa niistä enää ilmoituksia uusista viesteistä, joten keskeytyksiä ei tule niin paljoa.

Slack vuorostaan on sellainen pikaviestin, joka liittyy yleensä hyvin vahvasti työntekemiseen, joten sitä joutuu seuraamaan päivän aikana. Slack on minulle erittäin tuttu sovellus, sillä sitä on käytetty niin koulussa kuin työelämässä. Valitettavasti hyvät Slack-käytännöt ovat olleet molemmissa tapauksissa kuitenkin vielä hakusessa.

Ne jotka tietävät Slackin, tuntevat @channel-komennon, jolla voi puskea vähän tuhdimman ilmoituksen kaikille Slack-kanavan jäsenille. Tämä toimii erittäin hyvin niissä tilanteissa, kun tarvitsee saada koko porukan välitön huomio, mutta havaintojeni mukaan toimintoa käytetään vähän turhankin kevyin perustein. Tosi monesti toimintoa käytetään myös silloin, kun asia on täysin kiireetön ja sen vuoksi koko köörin välitön herättäminen on turhaa.

Olen joskus kaipaillut Slackin käyttöön jonkinlaista ajokorttia, jossa tehtäisiin yhteiset linjaukset sille, missä asioissa tarvitsee keskeyttää koko kanavan työ oman asian vuoksi. Ehkä yleisenä opetuksena kaikille lukijoille on se, että muistakaa käytöstavat myös firman pikaviestimissä. Ne ilmoitukset ensi viikolla alkavista sulkapallovuoroista eivät tarvitse erityistä koko porukan tägäilyä, vaan ne näkee kyllä ilman @channel-tagaamista.

Slackissa on muuten näppärä tapa säätää ilmoitusten asetuksia esimerkiksi siten, että tiettyyn kellonaikaan ilmoitukset eivät tule äänen kanssa läpi. Vähän samanlaista ratkaisua pyrin pitämään nykyään myös sähköpostin kanssa, eli suljen sähköpostisovellukseni aamuisin noin kello 9-10 välissä ja avaan ne uudestaan vasta iltapäivällä.

Lähtökohtaisesti kukaan ei tavoittele sinua välittömästi reagoitavilla asioilla mailin kautta, joten sähköpostin lukeminen pitkin päivää tuo työhön vain turhia katkoja. Muutaman tunnin mittaista poissaoloa keskellä päivää harva edes tajuaa siellä toisessa päässä, mutta sinulle se antaa paremmat eväät keskittyä olennaiseen.

Tapaani kuuluu siis se, että aamu alkaa sähköpostien luvulla, mutta sen jälkeen maili menee hetkeksi kiinni. Tällä tavalla toimiessa minulla on mahdollisuus aamulla päivää suunnitellessani ottaa huomioon tulleet mailit. Samoin myös iltapäivällä luen ”poissaoloni” aikana tulleet mailit, ja kerkeän hyvällä tuurilla reagoimaan niihin vielä saman päivän aikana.

Sähköposti – heivaa turhat uutiskirjeet ja muu kuona mäkeen

Seuraavaksi annan teille vinkin, jolla ehkä sahaan omaa oksaani, mutta kerron sen silti. Sähköpostista kannattaa siivota kaikki ylimääräiset häiriötekijät pois. Allekirjoittanut on ollut aika herkkä tilaamaan erilaisia uutiskirjeitä mailiin, mutta menneen kesän aikana olen siivonnut niitä pois rankalla kädellä.

Käytännössä jokainen turha maili aina kuormittaa meitä, vaikka emme välttämättä edes avaisi sitä. Päätös turhan ja tärkeän mailin välillä vie aina jonkin verran aikaa ja toisaalta tärkeät mailit saattavat hukkua turhuuksien sekaan. Sen vuoksi olen poistunut monelta sellaiselta maililistalta, jonka lähettämiin viesteihin en oikeasti lopulta edes tartu.

Olen ottanut aika karun linjauksen ja sen myötä olen poistunut myös suuresti arvostamieni henkilöiden tai yritysten listoilta. Päätekijä on ollut se, että jos nämä mailit eivät tuota minulle mitään sellaista, mihin mieleni tekisi tarttua, niin tällöin on ihan sama lähteä pois listalta.

Listalta poistuminen ei tunnu olevan aina helppoa, sillä voisin melkein vaikka vannoa, että joiltakin listoilta olen poistunut jo useamman kerran. Tai sitten vain joillakin yrityksillä on olemassa lukuisia erilaisia maililistoja, joilta pitäisi osata poistua yksi kerrallaan.

Teille (tai siis meille) uutiskirjeitä lähettäville tahoille vielä sellainen kikka kakkonen, että vaikka nykyään on kiva personoida niitä uutiskirjeitä, niin tehkää niistä kuitenkin uutiskirjeeksi tunnistettavia. Negatiivisesti mieleeni on jäänyt erään muuten asiallisen markkinointitoimiston sähköpostiviestit, joista ei saanut aina selkoa onko kyseessä nyt automaation lähettämä viesti, vaiko ihan aito minulle kohdistettu sähköposti.

Sain loppukesästä esimerkiksi sellaisen viestin, joka kuului vähän mutkia oikoen ”Hei Rikhard, mites se verkkosivu-uudistus? Onko se vielä ajankohtainen asia ja haluaisitko jutella kanssani siitä?”. Kuvittelin ensiksi, että joku on lähettänyt minulle ihan aidon viestin, mutta muutaman lukukerran jälkeen tajusin kirjeen olevan automaation tulosta. Olen joskus kauan sitten ladannut firmalta verkkosivuaiheisen oppaan, jossa olen ilmoittanut verkkosivujen kiinnostavan minua. Loppu onkin sitten vain automaatioiden hommaa.

Ilmoitukset – tarvitaanko tosiaan näitä kaikkia?

Jatketaan oman takalistoni alla olevien oksien harventamista. Uutiskirjeiden ”serkkuja” ovat erilaiset ilmoitukset tai notifikaatiot, joita meille puskee todella herkästi erilaisista sovelluksista. Sattumalta juuri eilen törmäsin erään suoratoistopalvelun puhelinsovelluksessa sellaiseen koukkuun, missä kerrottiin ilmoitusten tilaamisen olevan pakollista sovelluksen (ainakin ilmaisversion) käyttämiseksi. Onneksi nämä sovelluksen ilmoitukset sai kuitenkin pakotettua pois päältä puhelimen omista asetuksista.

Ilmoitukset ovat vähän kuin keskeytysten ja uutiskirjeiden risteytys. Ensinnäkin sinut keskeytetään ja toiseksi sinut koitetaan saada ohjattua niiden avulla käyttämään jotain tiettyä sovellusta tai palvelua. Rumasti sanottuna ilmoitusten tehtävänä on saada sinut keskeyttämään järkevä tekeminen ja ohjata kohti ”vapaa-ajan humputuksia”.

Luin kesällä Eeva Kolun burnoutista kertovan kirjan Korkeintaan vähän väsynyt, jossa Kolu avasi mielestäni hyvin esimerkiksi sosiaalisen median sovellusten tarjoamia ilmoituksia. Kirjan mukaan niiden ainoana tavoitteena on saada addiktoituneet käyttäjät viettämään aikaa sovelluksessa, sillä mitä enemmän aikaa käyttäjät viettävät sovelluksessa, sitä enemmän yritys tekee lähtökohtaisesti tulosta.

Kolun kirja löytyy muuten kaikista äänikirjapalveluista, joiden maksuttomia kokeiluja pääset aktivoimaan täältä: BookBeat, Storytel ja Nextory.

Tässäkin sahaan taas omia oksiani, sillä olenhan Facebookin osakkeenomistaja, mutta kenellekään ei pitäisi tulla yllätyksenä se, miksi Instagram vinkkaa sinulle toistuvasti päivän aikana olemassaolostaan. Suurin osa notifikaatioista on täysin turhia, sillä saatan saada esimerkiksi ilmoituksen siitä, että kymmenen vuotta sitten viimeksi tapaamani lukiokaveri on lisännyt uuden päivityksen.

Myös tykkäykset ovat nykyään tehty sitä varten, että somesovellukset voivat helposti maksimoida lähetettävien ilmoitusten määrän. Esimerkiksi juuri Instagramissa voit tykätä mm. kuvista, kommenteista, reaktioista ja viesteistä. Näiden päälle sitten vielä ilmoitukset uusista saaduista kommenteista, viesteistä ja niin edelleen.

Harmillisesti en ole löytänyt tapaa valikoida läpi tulevia ilmoituksia, joten olen päätynyt mykistämään oman Instagramini kokonaan. Raju liike ja sen vuoksi joskus voi mennä päiviä siihen, että huomaan jonkun minulle tulleen ilmoituksen tai jopa viestin, mutta toisaalta se mahdollistaa minulle tehokkaamman työskentelyn. Tässä myös näkee hyvin sen, että ilman ilmoituksia saattaa joskus mennä useitakin päiviä ilman Instagramia, koska ”unohdan” käydä sovelluksessa.

Windows-laitteen kanssa opin vähän sattuman kautta, että koneen tunkemat push-ilmoitukset voi myös estää hyvinkin helposti. Alun perin estin nämä vain yhtä palaveria varten, mutta en lopulta kytkenyt niitä koskaan palaverin jälkeen takaisin käyttöön. Ei ole tullut kertaakaan ikävä häiriköiviä ilmoituksia.

Tee tauoilla jotain oikeasti fiksua

Jatketaan vielä Instagramin parissa. Huomasin joskus vuosi sitten väsyttäväni itseni työnteolla ja jotenkin tuosta ajasta minulle jäi erityisesti mieleen se, miten käytin ne vähäisetkin tauot ihan typeriin asioihin. Saatoin esimerkiksi vessareissuilla jumittua katsomaan jotain äärimmäisen typerää sisältöä Instagramista, jossa ei ollut mitään pointtia. Tuokin aika olisi kannattanut käyttää johonkin palauttavaan tai sitten fiilistä nostattavaan tekemiseen.

Sen jälkeen kun mykistin Instagramini, olen käyttänyt tauot johonkin mielenkiintoisempaan tekemiseen. Etenkin kesäaikaan minulla oli tapana viettää taukoja esimerkiksi käymällä uimassa tai lenkillä. Toki pakko myöntää sekin, että työelämän puolella uimarannalle karkaaminen ”noin vain” kesken työpäivän ei välttämättä olisi ollut yleisesti kovin hyväksyttävä veto, mutta nämä ovatkin niitä yrittäjän vapauksia.

Taukojumppa on myös sellainen juttu, joka on syytä nostaa esille. En olisi ikinä uskonut hehkuttavani taukojumppaa alle kolmekymppisenä, koska tämähän on vain huonokuntoisten keski-ikäisten puuhaa, jota me terveet nuoret emme tarvitse. Noh, oma selkäni on vihlonut sen verran usein viimeisen vuoden aikana, että jokainen taukojumppaan sijoitettu minuutti maksaa itsensä takaisin. Veren lähtiessä kiertämään kropassa virkistyy niin fyysiset kuin henkisetkin ominaisuudet.

Taukojumpasta lyhyenä sivujuonteena mainittakoon työergonomia, joka saattaa monella etätyöaikakauden työmuurahaisella olla retuperällä. Yksi hyvä tapa parantaa omaa keskittymiskykyään on hoitaa työergonomia kuntoon. Esimerkiksi itse jumppaan noin kerran tunnissa sähköpöytäni kanssa ylös tai alas, koska samassa asennossa työskentely puuduttaa pidemmän päälle.

Taukoihin ja palautumiseen voisi lisätä myös hyvät yöunet, joita ilman keskittyminen on vaikeaa. Huomasin yrittäjäksi siirtymisen myötä nukkuvani huomattavasti aiempaa paremmin. Paremmat yöunet johtuivat varmaan kahdestakin syystä. Enää en stressaa työasioita iltaisin tai öisin, ja toisaalta kiinnitän aiempaa enemmän huomiota unihygieniaan. En enää selaa huonossa asennossa somea ennen nukahtamista, vaan otan hyvän asennon ja noin puolen tunnin mittaisia podcast-jaksoja ”iltasatuna”.

Minimoi häiriötekijät – ja tunnista ne

Aiemmin olen kertonut sinulle sinua häiriköivistä kollegoista sekä ilmoituksista, mutta joskus häiriötekijät tulevat myös puhtaasti sinulta itseltäsi. Ehkä eniten tyrkyllä olevat häiriötekijät löytyvät usein sieltä selaimen välilehdistä. Jos siellä on tyrkyllä iltapäivälehtiä tai keskustelufoorumeita, kasvaa hyvin äkkiä houkutus käydä tsekkaamassa uusimmat uutiset ja viestit läpi.

Meikäläinen huomaa huonona päivänä ajautuvani töissä usein sellaiseen ”tarkastus-looppiin”, jossa ikään kuin vuorotellen tsekkaan kaikki mahdolliset sivustot läpi toistuvasti läpi, eikä itse työnteko pääse alkamaan ollenkaan.

Saatan esimerkiksi tsekata nopeasti Inderes-foorumin uudet viestit, siirtyä siitä katsomaan Google Analyticsista blogini tilastoja, sieltä taas lukemaan iltapäivälehtien uusimmat uutiset, jonka jälkeen vuorossa on blogini affiliate-tulojen tarkistaminen. Jossain kohti huomaan olevani taas Inderes-foorumilla ja oravanpyörä pyörähtää uudelleen liikkeelle.

Sen sijaan niinä päivinä kun kaikki menee hyvin, en juuri seikkaile välilehtien välillä, vaan sama näkymä saattaa pysyä auki jopa useamman tunnin ajan yhtä soittoa. Ei liene kenellekään sattumaa, että epämääräinen internet-surffailu ei tuota minulle yhtään mitään, mutta raaka työnteko vastaavasti tuo huomattavasti enemmän tuloksia.

Kaikki häiriötekijät eivät tule kuitenkaan internetistä, vaan myös kotona työskentelevät saattavat eksyä helposti kotiaskareiden pariin. Ei ole mitenkään tavatonta, että joskus työssä ei tahdo päästä alkuun, joten vauhtia haetaan tiskikoneen täyttämisellä, pyykkien viikkaamisella tai jollain muulla kotityöllä. Tämä tapahtuu yleensä niiden ”ikävien töiden” kohdalla, joiden kanssa siitä siivoamisesta haetaan ikään kuin tekosyytä olla tekemättä tuota ankeaa työtehtävää.

Sinänsä siivoamiset ovat ihan hyvä juttu, eikä kotityöt mene koskaan harakoille, mutta jos tavoitteena on edistää töihin keskittymistä, niin silloin kotityöt tarjoavat jälleen kerran yhden uuden häiriötekijän vaikeuttamaan keskittymistä.

Suunnittele työpäiväsi, löydä työtavat ja organisoi työsi

Tämä kohta menee vähän jo mainitun Trello-artikkelin toistoksi, mutta oman työnteon organisoinnilla on suuret vaikutukset myös keskittymiskykyyn. Kukaan meistä ei kykene tekemään määräänsä enempää töitä kerralla ja yleensä multitaskaaminen tarkoittaa vain usean työn yhdenaikaista tekemistä keskinkertaisin tuloksin.

Suosittelen myös pilkkomaan asioita pienemmiksi palasiksi ja käyttämään suunnittelutyöhön enemmän aikaa. Esimerkiksi tätä blogikirjoitusta olen ensiksi hahmotellut Trello-kortille, jossa nämä väliotsikot ovat olleet suunnilleen tiedossa ennen kirjoitusurakan aloittamista. Käytännössä tiedän siis jo ennen kirjoittamista, mitä tulen kirjoittamaan ja mikä on kirjoituksen rakenne. Tämä on ollut tehokas tapa tuottaa paljon sisältöä lyhyessä ajassa.

Suunnitteluun voisi liittää myös muistiinpanojen tekeminen, joita meikäläinen tekee paljon ja liitän ne jälleen kerran niihin Trello-kortteihin. Muistiinpanojen kirjoittamisella on kaksi hyvää puolta: ensinnäkin toimivat ns. hätävarana, jos en muista mitä olen jostain asiasta ajatellut. Toisaalta muistiinpanoja harvemmin lopulta edes tarvitsee, koska kirjoittaminen on hyvä tapa sisäistää asiat päähän.

Omaa keskittymiskykyä voi myös tehostaa ottamalla ”spurtteja” keskittymisensä kanssa. Yksi kokeilun arvoinen kikka on pomodoro-tekniikan kokeilu, jossa tehdään töitä aina tietty minuuttimäärä ja huilataan hetki. Yleisimmin yksi pomodoro on 25 minuuttia, jota seuraa viiden minuutin tauko. Kun olet tehnyt neljä pomodoroa (eli yhteensä 2h työtä), voidaan pitää jo pidempi tauko, esimerkiksi 20 minuuttia.

Olen joskus kokeillut pomodoroa, mutta rehellisesti sanottuna se ei ole minun juttuni. Jos olen päässyt vauhtiin, en halua pysähtyä hiekan loputtua tiimalasista, sillä tauolta palaaminen työhön voi olla vaikeaa. Eli tekniikka ei sovi välttämättä meille, jotka keskitymme syvästi esimerkiksi kirjoittamiseen tai jotka saatamme jämähtää sinne tauolle helposti.

Ehkä tärkein keskittymiseen liittyvä lause, jota huomaan hokevani itselleni, kuuluu seuraavalla tavalla: lopeta aloittaminen, aloita lopettaminen. Minulla on toisinaan pahana tapana haalia työpöydälleni enemmän tavaraa kuin sitä ehtii poistumaan. Lopputulemana on vain sitä keskinkertaista multitaskaamista, kun koitan saada työpöytää tyhjäksi loputtomista työtehtävistä.

Vielä toinen hyvä lause tähän liittyen tulee Applen edesmenneen johtohahmon Steve Jobsin suusta. Jobs on sanonut Applen vuoden 1997 Worldwide Developers Conference -konferenssissa, miten ”focusing is about saying no”. Tällä lauseella Jobs ajoi takaa sitä, että ihmisten tulisi osata sanoa ”ei” niille asioille, jotka ovat pois kaikista tärkeimpien asioiden hoitamiselta.

Oheistekeminen: musiikkia, naposteltavaa, stressileluja

Jos joku kohta tässä blogikirjoituksessa herättää keskustelua ja eriäviä mielipiteitä, uskon sen tapahtuvan tämän otsikon alla. Seuraavaksi kuitenkin ajatuksia työpäivän oheistekemisestä, jotka ovat oleellinen osa keskittymistä, vaikka niiden olemassaoloa ei aina välttämättä edes tiedosta.

Musiikin kuuntelu jakaa ihmisiä kahteen leiriin. Toisille kaikki ääni hankaloittaa keskittymistä, toiset meistä taas tarvitsevat jonkinlaista taustakohinaa työskentelyyn. Varmasti tähän vaikuttaa myös se, työskenteletkö kaiken hälinän keskellä vai rauhallisessa tilassa, sillä kuulokkeista kuunneltu musiikki toimii myös eräänlaisena köyhän miehen vastamelukuulokkeena.

Itse kuulun vähän molempiin koulukuntiin. Joskus menee kokonaisia työpäiviä, etten kuuntele laisinkaan musiikkia. Toisina päivinä taas minulla on jatkuvasti luurit päässäni. Jos näistä kahdesta pitäisi valita joku, niin ottaisin työpäiväni ehkä kuitenkin musiikin kanssa. Toki vähän erikoisena havaintona se, että musiikissa pitää olla vaihtelua. Jos samat biisit soivat päivästä toiseen, homma alkaa jostain syystä muistuttamaan vain loputonta oravanpyörää.

Napostelu jakaa varmaan vielä enemmän porukkaa kahtia. Minä kuulun siihen osaan, jolla pitää olla jatkuvasti jotain suuhunpantavaa käsillä. Se voi olla kahvia, vettä, kurkkupastilleja tai vaikka ihan syötävää, mutta jotain pitää olla. Jos mitään ei ole pöydällä, huomaan ajattelevani jonkin naposteltavan hakemista tai löydän itseni jääkaapin ovelta.

En tiedä mikä on kupletin juoni, mutta pieni napostelu pitää minut virkeänä ja tulosta syntyy. Ehkä saan syömisestä mielihyvää tai ehkä napostelu pitää minut toiminnassa. Sitä täytyy kuitenkin korostaa, että hyvin harvoin napostelen mitään epäterveellistä. En siis syö karkkia, suklaata tai muitakaan herkkuja kuin harvinaisissa poikkeustilanteissa. Päivittäinen karkin napostelu keskittymiskyvyn ylläpitämiseksi on pitkällä tähtäimellä tie turmioon ja hammaslääkäriin.

Joskus saatan myös syödä lounaan läppärin ääressä töitä tehden. Tämä saattaa tosin valahtaa sinne negatiivisen puolelle, sillä ruokailuihin olisi hyvä rauhoittua ja ottaa niistä tarvittavia taukoja työpäiviin. Mutta toisaalta, jos tekstiä syntyy ruokailun aikana, niin miksi ihmeessä painaisin jarrua sen vuoksi?

Stressileluja en omista, mutta siitä huolimatta käsissäni pyörii jatkuvasti erilaisia asioita ihan vain turhan näpertelemisen ilosta. Ehkä stressilelun hankinta olisi fiksua, sillä pahana tapanani on esimerkiksi pyöritellä kuulokkeideni johtoa sormieni ympärillä, joka taas kuluttaa rahanarvoista kalustoani ihan turhaan.

Huomaan myös naputtelevani pöytää ja tekeväni kaikkea muuta typerää huomaamattani pitkin päivää. Olisi joskus kiva asentaa piilokamera kuvaamaan omaa työskentelyäni, jotta näkisin minkälaisia ”pakkoliikkeitä” sitä tulee päivän aikana toistuvasti vedettyä.

Koodilla "INSSIN" saat 25 euron alennuksen POP-Vakuutuksista

Tavoitteet auttavat keskittymään

Yksi mielestäni väheksytty aihe on tavoitteet ja niiden merkitys. Se on ihan raaka fakta, että tavoitteet ja palkinnot auttavat nekin meitä keskittymään. Kun keskittymishetken päässä siintää jonkinlainen palkinto, jostain kumman syystä sitä jaksaa keskittyä paremmin ja touhu on motivoivaa.

Yrittäjänä minulla ei ole sinänsä vaikeuksia keksiä motivaatiota keskittymiselle, koska kaikki mitä teen sataa myöhemmin jollain tavalla minulle takaisin (joko hyvällä tai huonolla tavalla). Sen sijaan normaalin palkansaajan puolella voi olla joskus vähän hankaluuksia kehitellä itselleen motivaatiota, joka helpottaisi keskittymistä.

Omasta työhistoriastani voisin nostaa esille erilaiset tuotantopalkkiot ja muut tulosbonukset, jotka normaalin palkan päälle tulemisen jälkeen kannustavat tekemään duunia paremmin.

Vapaus: älä tee asioita väkisin

Olen tehnyt sellaisen hassun havainnon, että paras työjälki tapahtuu aina kuin itsestään. Jos työnteko tuntuu puulta eikä se aidosti kiinnosta, homma on jonkin sortin pakkopuurtamista ja työn jälki on sen mukaista. Sitten taas kun sattuu oikein hyvä päivä kohdalle, laadukasta lopputulemaa syntyy kuin taikaiskusta.

Tämä on niitä asioita, joita en voinut toteuttaa ollessani työelämässä palkansaajana, mutta yrittäjänä teen tätä toistuvasti. Olen antanut itselleni luvan olla tekemättä ”pakkopullaa”. Minulla on siinä mielessä hyvä tilanne, että työtehtäviini kuuluu äärimmäisen vähän pakollisuuksia tai pakollisia deadlineja, joten jos homma ei aidosti kiinnosta ja lähde liikkeelle, saatan jättää vaikka koko työpäivän väliin.

Yrittäjänä tämä onnistuu helposti, mutta kuvitelkaapa sama palkansaajana. Marssin aamulla työpaikalle, mutta vartin jälkeen totean, että ei tästä tule tänään mitään ja marssin kotiin. Jos sama toistuu vielä seuraavana päivänä, löydän itseni hyvin äkkiä käymästä vakavia keskusteluja esimieheni kanssa. Normaali työelämä ei taivu tämäntapaiseen työskentelyyn, mutta oma tilanteeni onneksi taipuu, joten otan siitä kaiken ilon irti.

Raaka esimerkki syyskuun ensimmäiseltä viikolta. Olin muuttanut juuri Espooseen ja päivät kuluivat muuttokuorman purkamisessa sekä uuteen asuntoon, että kaupunkiin totuttautumisessa. En rehellisesti sanoen saanut itsestäni mitään irti useampaan päivään, koska ajatus leijaili muualla ja energia oli mennyt muuttoon. En ottanut kuitenkaan stressiä aiheesta, vaikka ”ohipäiviä” ehti tulla yhdelle viikolle useita.

Sitten taas jostain kumman syystä flow-tila iski minulle sunnuntai-iltana kello 21, jonka myötä istuin läppärin ääressä kirjoittamassa sisältöä yö kahteen asti. Tämä tapa toimia on varmasti aivan hirveä 8-16 -rytmiin tottuneessa työelämässä, mutta meikäläinen diggaa. Lopettaessani työt yömyöhään menin nukkumaan todella hyvien fiilisten kera. Ilmassa oli suorastaan onnistuneen urheilusuorituksen tuntua. Minusta tuntui myös siltä, että sain yhdessä illassa aikaan enemmän kuin koko viikkona yhteensä.

Tuo sunnuntai-illan virtapiikki toi vielä boostia seuraavillekin työpäiville, eli hyvän fiiliksen löytymisen myötä myös seuraavat päivät menivät tehokkaan työskentelyn parissa. Meikäläisessä on ehkä vähän sellaista flow-urheilijan vikaa, jolla huonojen päivien myötä selkään kasvaa iso gorilla, mutta ketsuppipullon auetessa alkaa tapahtumaan suurtakin jälkeä.

Suurin osa tuloksista syntyy lyhyellä ajalla

Tämä menee vähän sille osastolle, että harmi kun en ole tehnyt aikoinaan tarkentavia muistiinpanoja, mutta olen joskus lukenut siitä, miten vähän teemme lopulta tehokasta työtä. Siitä 40 tunnin työviikosta on oikeasti vain murto-osa sitä aikaa, jonka aikana kaikki tärkeimmät työt tehdään. Se loppuaika tästä työviikosta on sitten enemmän tai vähemmän ”täytettä”.

Kuten jo tekstin alussa sanoin, meillä pelkästään tuntityösopimuksilla työskentelevillä ei ole oikeastaan edes porkkanaa työskennellä tehokkaasti. Monet meistä myös vitkuttelevat töissä sen vuoksi, että saadaan hyvällä omatunnolla ne 40 tuntia töitä täyteen, koska olisihan se nyt törkeää, jos joku painaisi samat työt pakettiin 30 tunnissa ja tekisi 10 tuntia odotettua vähemmän töitä.

Ehkä taustani teollisuudessa vaikuttaa myös ajatuksiini. Yksi ensimmäisiä oppejani teollisuuteen kesätyöntekijäksi mentyäni olikin se, että kaikki menee hyvin niin pitkään, kunhan et pistä silmään positiivisesti tai negatiivisesti. Monet armeijan käyneet muistavat vinkin siitä, ettei kannata olla ensimmäinen eikä viimeinen, ja tämä sama vinkki päti myös teollisuudessa hyvin.

Tehdastyössä oli vähän se hauska juttu, että jos hommat teki liian nopeasti, niin se kosahti aina lopulta omaan nilkkaan. Esimerkiksi muistan erään työpisteen, jossa oli alkujaan kaksi työntekijää. Tämän työpisteen kaverit päättivät joskus kokeiluluontoisesti ajaa mahdollisimman paljon tavaraa linjan läpi työvuorossa. Kokeilu kesti heillä pidemmän aikaa, eli kyseessä ei ollut vain yksittäinen työvuoro.

Kaksikko sai sykkimällä aikaan paljon tulosta, joka huomattiin myöhemmin myös työjohdossa. Lopputulema ei ollut kuitenkaan positiivinen, sillä jossain vaiheessa työjohto totesi, että tällä työtahdilla työpisteelle riittää yksi työntekijä ja toinen siirrettiin sitten muihin hommiin (tärkeä välihuomio, ettei häntä kuitenkaan irtisanottu). Siitä eteenpäin tämä työpiste on toiminut yhdellä työntekijällä.

Ei ehkä mikään positiivisin esimerkki, mutta näinhän se valitettavasti usein menee työelämässä. Jos verrataan tätä tilannetta yrittämiseen, niin näissä hommissa minulla on aidosti porkkanaa olla mahdollisimman tehokas tekemässäni työssä. Minun ei tarvitse kasvattaa työpäivääni keinotekoisesti, tai jos painan menemään täysillä, ei tarvitse pelätä tehostamiseen liittyviä seuraamuksia.

Menee ehkä vähän ohi alkuperäisen aiheen, mutta joskus olen miettinyt myös sitä, pitäisikö kaikilla työelämässä olla jonkinlainen provikkapalkkaus käytössä. Minulle on jäänyt vähän sellainen kuva, että suomalaiset eivät yleensä tykkää minkäänlaisista provikoista, mutta toisaalta pienikin tuotantoon liittyvä bonus kannustaa kummasti meitä painamaan töitä vähän rivakammin.

Loppupäätelmät: kannattaako nähdä vaivaa, ettei näkisi vaivaa?

Tämä artikkeli on pitänyt sisällään useita lainauksia, mutta laitetaan loppuun vielä yksi lainaus lukioaikaiselta fysiikan ja kemian opettajaltani. Hän kertoi joskus lukioikäisten poikien näkevän hirveästi vaivaa siihen, ettei tarvitsisi nähdä vaivaa. Lause liittyi muistaakseni siihen, että jotkut pojat olivat käyttäneet hirveästi aikaa siihen, että he löytäisivät kaikista helpoimmat tavat saada lukio suoritettua läpi tekemättä yhtään ylimääräistä.

Vaikka opettaja sanoi tuon lauseen vähän ikävässä valossa, mielestäni sama lause voidaan kääntää myös positiiviseksi. Näkemällä vähän vaivaa, voi vähentää vaivan määrää tulevaisuudessa. Mielestäni tässä on juuri keskittymisen ja itsestään kaiken ulosmittaamisen lähtökohta.

Kuka tahansa meistä voi hoitaa hommia kahta kättä heilutellen ja hokea itselleen sitä kuuluisaa ”hauki on kala” -mantraa, mutta jos siihen hommaan ei keskity, tulee helposti vain hukanneeksi aikaa ilman mitään lopputulosta. Lopulta tentissäkään ei muista sitä, että mikähän se hauki nyt olikaan.

Hyvä esimerkki keskittymiskyvystä saatiin sattumalta juuri tämän artikkelin muodossa. Olisihan se ollut irvokasta, jos en olisi kyennyt keskittymään keskittymiskyvystä kertovan artikkelin ajan. Artikkelista tuli odotettua pidempi, lähes 4000 sanaa pitkä, mutta pituudesta huolimatta tämä julkaisu tuli tehtyä oikeastaan yhdeltä istumalta. Noin kolmen tunnin kirjoittamisen jälkeen oli hyvä pitää ruokatauko, jonka jälkeen aloin keskittymään artikkelin oikolukuun ja muotoiluun.

Näin se homma käy.

Saatat olla kiinnostunut myös:

• Kokeilussa täysipäiväinen yrittäjyys – miksi jätin päivätyöni?
• 2021 Q2 – Duunarista yrittäjäksi
• Miten arkeni muuttui yrittäjäksi ryhtymisen myötä? – Selviä muutoksia jo nyt
• Kokemuksia toiminimi-yrittämisestä – Yrittämällä kohti vaurastumista?
• Oman työn organisointia kanban-työkalun avulla – Kokemuksia Trellosta
• Vinkit keskittymiskyvyn parantamiseen – näin otat itsestäsi kaiken irti
• Mitä haluan ja mitä en halua tehdä yrittäjänä? – Yritykseni liiketoiminta
• Onko yrittäjällä varaa sairastua? – Näin varaudun sairauslomaa vastaan