Kuten monet teistä tietävätkin, olen ollut kesäkuusta 2021 asti täysipäiväinen yrittäjä. Tätä aikajaksoa edelsi noin 2,5 vuoden aikajakso, jolloin yrittämiseni oli vain sivutuloista. Tuolloin kävin niin sanotusti ”pääduunissa” ja edistin toiminimeäni lähinnä iltaisin ja viikonloppuisin.

Koska sivuduunivuosina aikaa oli käytössä rajoitetusti, keskityin tekemään ”pelkkää käytännön työtä”. Minulla ei ollut oikeastaan minkäänlaisia prosesseja, seurantaa tai tilastointia omalle työskentelylleni, vaan tein kaiken vähän rumasti sanottuna ”lonkalta”. Sen vuoksi homma oli aika isoa pusertamista ja aikaa paloi paljon.

Osittain tästäkin syystä päädyin lopulta tilanteeseen, että minun piti alkaa tehdä isoja päätöksiä. Haluaisinko panostaa jatkossa yrittämiseen, vai jatkaa ”perinteiseen tapaan” työelämässä palkansaajana? Molempia ei voi valita, koska oma aikani ei riitä molempien tekemiseen haluamallani tempolla. Puolivaloilla työskentely ei sekään ole pidemmän päälle hyvä valinta, koska keskinkertaisella tekemisellä esimerkiksi vaurastuminen on vaikeampaa.

Täysipäiväinen yrittäminen laittoi minut kehittämään prosesseja ja tekemistäni

Näin pari kuukautta H-hetken jälkeen olen erittäin tyytyväinen tekemääni ratkaisuun. Jos jossain vaiheessa stressasin hieman sitä, saanko omalla yrittämiselläni aikaan täydet 40 tunnin työviikot, niin enää siitä ei ole pelkoa. Tekemistä keksii kyllä, se ei ole ongelma.

Vaikka työtä näytti riittävän heti alkuun, päätin siitä huolimatta alkaa uhraamaan säännöllisesti aikaa oman yritystoimintani kehittämiselle. Tämä oli käytännössä niitä asioita, jotka olin laiminlyönyt täysin sivuduuniyrittämisen aikakaudella, koska koin mielekkäämmäksi tehdä rajallisella ajalla vain sitä tärkeintä: niitä asioita, joista saan eurot heti liikkeelle.

Yksi hyvä ”motivaattori” asialle löytyi tähän blogiin kirjoittamastani Armas Puolimatkan henkilöhistoriikista, jossa kerroin teille vuorineuvos Puolimatkan alkaneen kehittämään omaa yritystoimintaansa heti alussa suurtuotantoa kohti. Lopputulemana Rakennustoimisto Puolimatka kasvoi 40 vuodessa käytännössä tyhjästä satojen miljoonien arvoiseksi yritysimperiumiksi. Monet Puolimatkan tekemistä strategisista valinnoista näyttivät näin 70 vuotta myöhemmin suorastaan itsestäänselvyyksiltä matkalla menestykseen.

Puolimatka-konserni ei ole kovin optimi ”esikuva” meikäläisen toiminimelle, koska homma eroaa merkittävästi omasta tekemisestäni. Siinä missä Puolimatkalla oli parhaimpina vuosina 6600 työntekijää ja lukuisia omia tuotantolaitoksia, meikäläisen firma tulee luultavasti painamaan yhden miehen ja yhden läppärin voimalla eteenpäin.

Tästä huolimatta päätin ottaa itseäni niskasta kiinni ja lähteä kehittämään omaa toimintaani sellaiseen suuntaan, että olisin mahdollisimman tehokas omassa tekemisessäni. Tehokkuudella on nimittäin kaksi aika isoa etua: ensinnäkin voin sen avulla tehdä enemmän, mikä tarkoittaa yleensä enemmän laskutettavaa tuloa ja sitä kautta rahaa. Toisena etuna tulee oma jaksaminen, eli kun ollaan tehokkaita, tehdään vähemmän ”turhaa työtä” ja sitä kautta oma jaksaminen pysyy paremmalla tolalla.

Kanban-työkalun avulla oma työ näkyväksi – joko itselle tai muille

Tuskin olen ainoa henkilö, jolla on joskus ollut oman työskentelyn kanssa sellainen tilanne, että koko päivä on mennyt läppärin ääressä yhdessä hujauksessa, mutta illalla olet vähän epävarma siitä, saitko tänään tehtyä yhtään mitään järkevää tai tärkeää.

Voin myöntää, että stressasin tämäntapaisista asioista joskus melko paljonkin. Työpäivän jälkeen takaraivossani jyskytti ajatus siitä, että kahdeksan tunnin saldona oli vain muutamat sähköpostiviestit, parit laskutukset ja jokusen juoksevan asian hoitaminen. Lopputulema tuntui siltä, että tänään ei tullut tehtyä mitään järkevää tai tärkeää.

Sen sijaan sellaisina päivinä, jolloin tuli kirjoitettua monta tuntia putkeen ja saldona oli ”vain yksi blogikirjoitus”, fiilis oli virkeämpi. Tämä on vähän jännä juttu, että yksi iso työtehtävä tuntuu tärkeämmältä kuin lukuisat pienet täskit. Toisaalta, ehkä tämä on juuri sitä ”vanhaa sivuduunia”, jossa yksi euroja tuovan artikkelin tekeminen tuntuu tärkeältä, mutta kokonaiskuvan kannalta tärkeät oheisjutut taas eivät tunnu oleellisilta.

Otin melkein heti yritystaipaleeni alettua käyttöön Trello-sovelluksen, joka oli minulle tuttu tapaus työelämän puolelta. Tiivistettynä Trellon suurin juttu on Kanban-seinä, jonka avulla voi seurata omaa tekemistään visuaalisessa muodossa. Jos joku ei tunne Kanbania, niin se on autovalmistaja Toyotan kehittelemä organisaatiotyökalu 1980-luvulta, joka on yleistynyt käyttöön monissa paikoissa. Esimerkiksi omassa IT-insinöörin opiskeluissani Kanban oli yksi projektityöosaamis-kurssien perusteita.

Kanban-seinä perustuu ideaan, jossa jokainen työtehtävä, eli täski, on oma korttinsa. Joskus korteista voidaan puhua myös post-it -lappuina, jos seinää haluaa toteuttaa läppärin näytön sijasta neukkarin fläppitaululla. Kanban-seinä on jaettu useisiin osioihin, joihin kortteja siirrellään sitä mukaa kun työ etenee. Näette kohta käytännön esimerkkejä.

Ideana Kanban-seinällä on tehdä oma työ näkyväksi. Sen avulla huomaa heti, jos joku työtehtävä on jäänyt ”jumiin”, tai jossain vaiheessa prosessia alkaa tapahtumaan pullonkaulailmiötä, eli töitä kertyy tiettyyn kohtaan ilman valmista tulosta.

Esimerkiksi edellä mainitsemassani esimerkissä jokainen sähköpostikeskustelu, laskutus tai juokseva asia voisi olla oma korttinsa ja päivän päätteeksi huomaat saattaneesi kourallisen verran asioita maaliin asti. Jos aiemmin stressasit siitä, että et ole tehnyt mitään, niin nyt näet päivän tekemisesi konkreettisesti.

Näkyvä työ on erityisen tärkeää silloin, jos kyseessä on asiakastyötä. Aiemmassa työssäni tein verkkosivujen ylläpitoa, eli käytännössä vastasin siitä, että sivusto toimii teknisesti kuten pitää ja sivuston kaikki tarpeelliset päivitykset on tehtynä. Lisäksi pakettiin kuului jotain pieniä muutoksia sivustolle sekä varmuuskopioinnin hoitaminen.

Nämä tehtävät olivat vähän sellaisia, että jos ne esittelee puhumalla, lista on melko lyhyt ja ytimekäs. Jos taas työ kirjataan Trello-korteiksi, jälkikäteen on helppo katsoa mitä ollaan saatu aikaan vaikkapa viimeisen puolen vuoden aikana. Esimerkiksi ”yksi sivustomuutos kuukaudessa” ei kuulosta paljolta, mutta puolessa vuodessa kertyneet kuusi erillistä korttia seinällä näyttää jo vakuuttavammalta.

Lopputulemana asiakkaamme olivat tyytyväisempiä, koska he pääsivät näkemään sen, mitä vastinetta he ovat rahalla saaneet. Tästä syystä Kanban-seinän käyttö toimii myös asiakastyössä, eikä pelkästään omana henkilökohtaisena ”työpäiväkirjana”.

Kokemuksiani Trellosta – näin minä käytän sitä

Ennen kuin mennään sisälle Trelloon työkaluna, voisin jakaa teille muutaman rivin tekstiä aiemmasta blogikirjoituksestani, jossa kerron arkeni muuttumisesta yrittäjäksi ryhtymisen myötä. Kyseisen blogikirjoituksen kommenteissa joku toivoikin minulta Trello-aiheista blogikirjoitusta, joten tässähän se nyt tulee.

Joitakin juttuja ”varastin” työelämästä oman yrittämiseni puolelle. Esimerkiksi ex-työnantajan kanssa opin käyttämään Trello-projektinhallintatyökalua ja sen Kanban-seinää. Otin työkalun käyttöön myös omassa työskentelyssäni, koska sen kautta on helppo seurata oman työn edistymistä ja jaotella asioita tärkeisiin ja ei-niin-tärkeisiin. Korttien kautta on myös helppo seurata mitkä hommat ovat jo oikeasti finaalissa ja poissa päiväjärjestyksestä.

Meikäläisellä on vähän paha tapa aloittaa helposti uusia projekteja ja jättää ne roikkumaan keskeneräisinä. Ei ole esimerkiksi mitenkään tavatonta, että kirjoitan blogikirjoituksia noin 50 prosenttisesti valmiiksi, mutta jälkimmäinen puolikas ja jutun julkaisu jää hamaan tulevaisuuteen. Sen vuoksi pystyn nyt seuraamaan helpommin, kertyykö minulle liikaa keskeneräisiä projekteja. Tämän myötä voin (ainakin toivottavasti) päättää ne helpommin tai jättää rehdisti odottamaan parempia aikoja, jolloin ne tulee tehtyä valmiiksi asti.

Trello-korttien kautta on myös helppo huomata se, mitä kaikkea olet saanut tänään aikaan. Monesti päivän jälkeen on saattanut olla sellainen fiilis, että oikeastaan mitään ei tullut tehtyä. Oikeasti olet kuitenkin vastannut useampaan tärkeään mailiin, hoitanut parit laskutukset ja edistänyt blogikirjoituksen kirjoittamista. Kun taululla liikahtaa kourallinen kortteja eteenpäin, oman etenemisen näkee paremmin.

Lähdetään liikkeelle siitä, että Trello ei ole todellakaan ainoa toimiva Kanban-työkalu, vaan netti on niitä pullollaan. Allekirjoittanut päätyi Trelloon siitä syystä, että se oli minulle jo entuudestaan tuttu, sekä sen ilmaisversio on riittänyt todella pitkälle omassa työskentelyssäni. Ennen Trellon aktivoimista ehdin googlettaa muutaman kerran ”free kanban toolia”, mutta lopputulemana sain huonosti toimivan työkalun, jossa ilmaisversion rajat tulivat hyvin nopeasti vastaan.

En ole siis tällä hetkellä maksanut Trellosta yhtään mitään. Työelämän puolella meillä oli käytössä maksullinen versio sovelluksesta ja olen vähän yllättynytkin siitä, että en ole havainnut juurikaan puutteita ilmaispuolelle ”putoamisen” myötä.

Maksullista versiota taitaa tarvita lähinnä Trellon yhdistämiseen muihin työkaluihin, kuten pikaviestipalvelu Slackiin. Yhden hengen firmana en omaa Slackia kaipaa, joten ilmaisversio on pitänyt minut kylläisenä. Toki olen kirjannut jo Trelloon niin paljon sisältöä, että mikäli ilmaisversion rajat tulisivat nyt vastaan, aloittaisin luultavasti maksullisen version käytön.

Yksi paikka ilmaisversion riittämättömyyteen saattaa liittyä oman organisaation lisäämiseen. Koska olen yksinyrittäjä, omalla Trello-seinälläni on vain ja ainoastaan minä itse. Isommassa organisaatiossa samaa seinää voi käyttää useampi työntekijä, joku yhteistyökumppani tai aliurakoitsija sekä vaikkapa asiakkaan päästä muutama henkilö. Minulla ei näille ”lisäkäyttäjille” ole tarvetta, joten ainakin yhden työntekijän kioskeissa homma skulaa hyvin. Sitä paitsi työkalu voi toimia myös useamman käyttäjän voimin ilmaisversiona

Ennen kuin esittelen teille omia työskentelytapojani, haluan korostaa niiden olevan minun tapani hoitaa asioita. Jos googlailette Kanban-seinää, tulette varmasti huomaamaan esimerkiksi seinän jaottelun suhteen pieniä eroavaisuuksia. Mikäli alatte käyttämään Kanban-seinää itse, kannattaa luonnollisesti valita juuri siihen omaan työskentelyysi parhaiten sopiva tapa.

Kanban-seinän pohja

Sukelletaan tarkemmin nyt siihen, miten allekirjoittanut käyttää työkalua ja miltä minun oma Kanban-seinäni näyttää.

Minulla homman pohjana on viisi ”saraketta” Kanban-taulussa. Kuten jo aiemmin varoittelin, näiden sarakkeiden nimet ovat hieman erilaiset, kuin mihin ehkä googlatessa törmäätte. Kaikille Kanban-seinille on kuitenkin oleellista ymmärtää lukemisen tapahtuvan normaaliin tapaan vasemmalta oikealle. Mitä lähempänä kortti on taulun oikeaa reunaa, sitä lähempänä ollaan valmista tilaa.

Oman tauluni viisi sarakettani ovat seuraavanlaiset:

• Backlog
• Tehtävä
• Työn alla
• Tarkastusvaihe
• Valmis

Backlog-vaihe aloittaa Kanban-taulun. Lisään sinne tehtäviä töitä, sekä joitakin muita asioita, joita voisin mahdollisesti työstää joskus. Rehellisesti sanoen minulla on Backlog-vaiheessa sellaisia kortteja, joiden valmistuminen ei ole mitenkään varmaa. Näitä kortteja ei tietenkään kannata kerätä tieten tahtoen loputtomiin, mutta jos saan jonkinlaisen idean, minulla on aika pieni kynnys heittää se Backlogiin muhimaan. Aiemmin jemmasin näitä ideoita johonkin suttupaperille, fläppitaululle tai muistiinpanoihin, josta ne yleensä hukkuivat tai unohtuivat. Backlogissa ne pysyvät kuitenkin tallessa.

Tehtävä-vaihe on ensimmäinen vaihe, jossa tehtävää aletaan suorittamaan tosissaan. Yleensä puhun Tehtävä-vaiheesta nimellä ”asiat, jotka minun tulisi tehdä tulevan viikon aikana”. Käytännössä näen tästä sarakkeesta ne työt, joista minun pitäisi ottaa piakkoin koppi ja hoitaa pois päiväjärjestyksestä.

Työn alla -vaihe on taas helppo ymmärtää. Silloin kun teen jotain työtä, esimerkiksi kirjoitan blogikirjoitusta, kortti on liikahtanut tähän sarakkeeseen asti. Pyrin pitämään tässä sarakkeessa vain niitä kortteja, joiden tekemistä oikeasti edistän tällä hetkellä. Välillä käy tietenkin tilanteita, että kortti saattaa käydä Työn alla -vaiheessa, mutta palaa myöhemmin joko askeleen tai kaksi taakse. Tämä ei ole varsinaisesti optimi tapa, mutta näin käy etenkin blogikirjoitusten tekemisen kanssa, jos kirjoitustyö jää syystä tai toisesta kesken.

Tarkastusvaihe on kenties se tärkein vaihe. Käytän tätä vaihetta sellaisena, kun oma osuuteni on tehtynä, mutta eteneminen vaatii jonkun toisen henkilön reagointia. Esimerkiksi kaikki lähettämäni laskut jäävät aina Tarkastusvaiheeseen, josta ne siirtyvät eteenpäin vasta sitten, kun rahat näkyvät tililläni. Käytännössä Tarkastusvaiheen avulla näen esimerkiksi rästiin jääneet laskutukset. Tarkastusvaihe toimii erittäin hyvin myös sähköpostiviestittelyn kanssa, sillä sen avulla voi hyvin nähdä mihin kaikkiin sähköpostiviesteihin odotat tällä hetkellä vastausta. Jos vastausta ei kuulu, voit lähteä kyselemään asiasi perään uudestaan.

Valmis-vaihe päättää Kanban-seinän. Kun työt ovat valmiita, ne siirtyvät tänne. En muista koskaan tilannetta, jossa Valmis-vaiheeseen päätynyt kortti olisi palannut takaisin taululle. Käytännössä sarake on ”korttien hautausmaa”, josta voit kuitenkin helposti nähdä mitä kaikkea olet saanut aikaan. Erittäin käytännöllinen sarake meille, jotka joskus tunnemme sellaista fiilistä, että mitään ei muka ole työpäivän aikana saanut tehtyä.

Esimerkki-case: kesärenkaiden vaihto

Jotta saatte lisää ymmärrystä äsken esiteltyjen sarakkeiden esittelyyn, otetaan alle yksi käytännönläheinen esimerkki. Autoilevat ihmiset tuntevat renkaanvaihdon ihanuuden, kun kahdesti vuodessa pääsee vaihtamaan autoon alle tulevalle kaudelle sopivaa rengastusta. Koska syksy ja talvi ovat ankeita esimerkkejä, leikitään tässä tapauksessa tilannetta, jossa autoon tulisi vaihtaa alle kesärenkaat tulevan kesän vuoksi.

Kesärenkaiden vaihto -kortin voisi heittää Backlogiin vaikkapa jo helmikuussa, vaikka pakkasta on parikymmentä astetta ja tiet liukkaimmillaan. Vaikka keli on kaikkea muuta kuin kesärenkaille sopiva, tiedät jo helmikuussa, että parin kuukauden päästä kesärenkaiden vaihtaminen on väkisinkin edessä. Sen vuoksi tulevia töitä voi heittää Backlogiin jo hyvissä ajoin ennakkoon, niin ne eivät pääse vahingossakaan unohtumaan.

Kortti liikahtaa ensimmäistä kertaa Tehtävä-vaiheeseen joskus maalis-huhtikuun taitteessa, kun vesi tippuu räystäistä ja teiden pinnat alkavat olla jo sulia. Mietit tosissasi renkaidenvaihdon olevan pian ajankohtainen asia, mutta et ole vielä päättänyt lopullista päivämäärää asian hoitamiselle. Tässä kohti on hyvä siirtää kortti Tehtävä-vaiheeseen, jossa se on aiempaa enemmän ”tyrkyllä”.

Sitten kun tulee se sopiva päivä, että tekee mieli nostaa auto tunkin päälle, voidaan siirtää kortti Työn alla -vaiheeseen. Esimerkkimme on siinä mielessä huono, että renkaat tulee yleensä vaihdettua ”yhdeltä istumalta”, joten kovin pitkään kortti ei ehdi tässä vaiheessa vanheta. Jossain muissa tapauksissa tämä vaihe saattaisi kestää jopa päiviä, mutta nyt vaihe saadaan kerralla valmiiksi.

Moni teistä varmaan kuvitteli, ettei seuraavaa Tarkastusvaihetta tarvita renkaanvaihdossa, mutta mitä vielä. Oikeaoppiset renkaanvaihtajat suuntaavat urakan jälkeen mittaamaan renkaista rengaspaineet, sekä noin 100 kilometrin ajamisen jälkeen pulttien kireys on hyvä tarkistaa vielä uudelleen. Tässä kohti Tarkastusvaihe toimii hyvin, koska asia ei pääse unohtumaan. Ollakseni rehellinen, ilman valpasta isääni minulta unohtuisi etenkin pulttien kiriminen joka ikinen kausi. Nyt Tarkastusvaiheen avulla isäni ei tarvitse enää huolehtia poikansa renkaanvaihdon loppuunsaattamisesta.

Sitten kun rengaspaineet ovat ok ja pultit kiritty toistamiseen, kortti voidaan viimeinkin siirtää Valmis-vaiheeseen, jolloin homma on viimeinkin täysin valmis.

Mitä muuta Trellossa voi tehdä?

Siinä tuli kerrottua Trello-korttien pääpiirteet. Seuraavaksi voisimme sukeltaa pinnan alle, sillä olemme nähneet vasta jäävuoren huipun.

Sen lisäksi että kortit liikkuvat taululla, itse korttien sisälläkin tapahtuu lukuisia asioita. Näiden asioiden avulla voidaan helpommin seurata sitä miten työtehtävän hoitaminen tapahtuu ja etenee. Trello-kortin sisällä voidaan esimerkiksi:

• Asettaa nimilaput helpottamaan työjakoa (asiasta lisää myöhemmin)
• Asettaa aikataulut ja muistutukset työtehtävän hoitamiselle
• Tehdä checklist korttiin liittyvistä asioista
• Tehdä kirjalliset muistiinpanot
• Liittää eri käyttäjiä korttiin ja käydä keskustelua kortin sisällä
• Liittää korttiin liitetiedostoja
• Automaattinen toiminta-log (asiasta lisää myöhemmin)

Kuten yläpuolen lista osoittaa, Trello-korttien avulla on todella helppoa niputtaa kaikki oleellinen tieto yhteen paikkaan. Esimerkiksi oman työskentelyni kohdalla Trello on poistanut tarpeen erillisistä muistiinpanoista tai kaikenlaisista kalenterimerkinnöistä, sillä nykyään kirjoitan muistiinpanoni ensisijaisesti suoraan aiheeseen liittyvään Trello-korttiin.

Aiemmin esimerkiksi uuden blogikirjoituksen julkaisu eteni sillä tavoin, että minulla oli tulevan artikkelin ”käsikirjoitusta” tai suunniteltua rakennetta päässäni, suttupaperilla, Outlook-kalenterissa, WordPressissä, Muistio-sovelluksessa tai jossain Todoist-sovelluksessa. Nykyään kaikki tarpeellinen tieto on vain ja Trellossa, eikä minun tarvitse enää muistella sitä, että missähän kaikkialla tämän tulevan artikkelin muistettavat asiat oikein ovat.

Muistiinpanojen lisäksi myös checklist on oleellinen osa jokaista blogikirjoitus-korttia. Minulla on valmis pohja blogikirjoitusaiheiselle Trello-kortille, jonka vain kopioin ja nimeän artikkelin mukaan. Kopioinnin myötä korttiin siirtyy valmis checklist, joka helpottaa minua seuraamaan blogikirjoituksen valmistumista.

Automaattinen toiminta-log on yksi Trellon parhaita puolia. Kortin alaosaan jää automaattisesti tieto kaikista muutoksista kortilla ajankohtien kera. Suurimmassa osasta tapauksia tällä tiedolla ei tee mitään, mutta joskus logista voi tarkistaa jälkikäteen arvokkaita asioita. Kuin varkain minulle jää timestamp milloin olen hoitanut jonkin asian pois päiväjärjestyksestä. Esimerkiksi kaikissa blogin analytiikkaan liittyvissä jutuissa on helppo tarkistaa Trellosta, voisiko analytiikan ajassa X tapahtunut muutos johtua joistain tekemästäni muutoksesta.

Tästä syystä Trelloa tulisi muistaa päivittää myös ”reaaliajassa”. Mikäli sinulla on tapana kirjautua Trelloon kerran viikossa, timestampit yms menevät luonnollisesti pieleen, jolloin niistä on vaikea seurata asioita jälkikäteen. Sen vuoksi Trello-seinä tulee pitää aina ajan tasalla.

Vielä yksi esimerkki toiminta-login hienoudesta renkaanvaihdon kanssa. Jos olet päivittänyt Trellon oikeaoppisesti, login kautta voit nähdä myöhemmin koska olet vaihtanut autoosi renkaat. Ainakin itse tunnun tuhlaavan joka ikinen kevät aikaa muistellessani, että koskas sitä tulikaan vaihdettua viime vuonna kesärenkaat alle. Enää ei tarvitse muistaa, vaan tarpeellinen tieto löytyy Trellosta – jos sitä sattuu tarvitsemaan.

Omia vinkkejäni Trellon käyttöön

Artikkeli on pitänyt jo nyt sisällään monia vinkkejä Trellon käyttöön, mutta koitan jakaa teille niitä yhä lisää.

Sivusin yllä korttien merkintää nimilapuilla, joten käydään tuo kohta läpi seuraavaksi. Kaikille Trello-korteille voi antaa omia erivärisiä nimilappuja, joiden avulla on helpompi jaotella tehtäviä. Värikkäät laput helpottavat näkemään Kanban-seinällä, että mihin kategoriaan mikäkin tehtävä kuuluu. Jos nimilapuista haluttaisiin vääntää yleisiä esimerkkejä, niin ne voisivat olla esimerkiksi:

• Työhön liittyvät nimilaput (punainen)
• Opiskeluun liittyvät (keltainen)
• Kotitöihin liittyvät (vihreä)
• Harrastuksiin liittyvät (sininen)

Nimilappujen avulla voit helposti nähdä, että mihin aiheeseen liittyviä töitä sinulla on nyt liikkeellä taululla. Eri väriset kortit helpottavat huomaamaan myös sitä, mihin se oma aika katoaa. Vähän karkea esimerkki, mutta jos taulusi täyttyy sinisistä korteista, etkä ehdi hoitaa niitä pois päiväjärjestyksestä, voit alkaa miettimään sitä, viekö harrastus sinulta liikaa aikaa.

Nimilappuja voi jokainen tehdä eri tavalla parhaaksi katsomallaan tavalla. Allekirjoittaneella on käytössä seuraavanlaisia nimilappuja, joita voi tarvittaessa tägäillä useitakin samaan korttiin:

• Inssin osingot -sivustoon kuuluvat (vaalean sininen)
• Koeajolle.comiin kuuluvat (tumman sininen)
• SalkunRakentajan kuuluvat (violetti)
• Tekniseen näpertelyyn liittyvät (vihreä)
• Kirjoittamiseen liittyvät (keltainen)
• ”Pakolliset pahat” – eli yrittämisen oheisjutut (punainen)
• Yhteistyöt ja laskutukset (oranssi)

Omassa työskentelyssäni olen jo hämmästynyt siitä, miten oma tauluni täyttyy oransseista yhteistöihin ja laskuttamiseen liittyvistä korteista. Iso määrä kortteja kielii siitä, että yhteistyökuviot ja laskuttaminen vie minulta yllättävän paljon aikaa. Tulevaisuudessa tarkoituksenani on pilkkoa nämä kaksi omiksi nimilapuikseen, että pystyn paremmin seuraamaan nimenomaan yhteistöihin kuluvaa aikaa.

Muista vinkeistä haluan nostaa esiin myös korttien kommentoimisen ja miten sen avulla voi säästää omaa aikaa. Minun läppäristäni poksahti joskus akku rikki ja lähes vuoden verran tein töitä laiskuuden vuoksi pelkän verkkovirran avulla. Lopulta kun tein uuden akun hankinnasta Trello-kortin, homma lähti etenemään kunnolla.

Ensiksi selvitin nykyisen akun mallin, ja kirjasin sen muistiinpanoihin. Myöhemmin lisäilin kortille linkkejä verkkokauppoihin, josta löytyisi läppäriini sopiva akku. Tilauksen tekemisen jälkeen sain sähköpostiini Postin seurantakoodin, jonka kävin lisäämässä Trelloon, ettei sitä tarvitse etsiä enää sähköpostin seasta.

Vaikka tässä blogikirjoituksessa pääpaino on ollut yrittämisessä, käytän Trelloa myös arkisten asioiden hoitamiseen. Esimerkiksi tällä hetkellä teen jälleen kerran muuttoa ja nyt minulla on Trellossa checklist kaikkeen muuttoon liittyvään. Pitää ilmoittaa vuokranantajalle lähdöstä, hankkia uusi asunto, sähkösopparien/kotivakuutusten aloitus ja lopetus, pakun varaaminen, taloyhtiöiden sisään- ja ulosmuuttoilmoitukset jne.

Trellon kautta oli tosi näppärä seurata mitä kaikkea muuttoon liittyvää on tehty ja mitä tulee vielä tehdä. Kun kaikki on kirjattuna ylös yhteen paikkaan, tärkeiden asioiden hoitaminen ei pääse vahingossakaan unohtumaan. Korttien kautta on myös helppo asettaa tietyt deadlinet tehtäville, esimerkiksi vuokrasopparin irtisanominen vähintään 30 tai sähkösopparin irtisanominen 14 päivää ennen muuttoa.

Loppupäätelmät: mitä hyötyä työn organisoimisesta?

Ennen kuin siirryin täysipäiväiseksi yrittäjäksi, minulla oli haasteita ehtiä tekemään kaikki tarvittava työ. Tosi monelle jutulle jouduin sanomaan myös ei, koska aika ei yksinkertaisesti riittänyt. Tunnetusti eioon-myyminen on jokaiselle yrittäjälle todella kallista, koska hyvin usein henkilöt valuvat jonkun kilpailijan luo, joka korjaa siitä helpot rahat ja parhaimmillaan pitkän asiakassuhteen.

Sivutoimisen yrittämisen aikana olin eräänlaisessa noidankehässä: minulla oli kiire, enkä ehtinyt kehittää omia prosessejani. Siitä seurasi tilanne, että en ehtinyt kehittää prosesseja, koska oli vuorostaan kiire. Täysipäiväistymisen myötä sain katkottua kierteen, kun oli paremmin aikaa laittaa prosessit kuntoon ja hups keikkaa, kiirekin tuntui katoavan siinä samassa.

Tällä hetkellä meikäläinen tekee aiempaan verrattuna suhteessa vähemmän työtä, mutta saan aiempaa parempia tuloksia. Minulla on selkeitä prosesseja, joiden myötä näen helposti sen, mitä minun tulee tehdä seuraavaksi. Aiemmin kaikki aika paloi muistellessani mitä olen tehnyt aiemmin, tai kun etsin omia muistiinpanojani eri lähteistä. Nyt kun kaikki on keskitetty yhteen paikkaan, hukka-aikaa ei mene eikä asiat jää roikkumaan.

Kanban-seinän avulla kuka tahansa pystyy seuraamaan omaa tekemistään ja suoraviivaistamaan toimintaa. Toyota ei ole suotta keikkunut vuosikausia maailman suurimman autovalmistajan tittelissä kiinni, koska heillä homma nojaa juuri Kanbaniin. Sen avulla löydetään prosessien pullonkaulat, joihin kiinnittää huomiota ja jonka jälkeen ne korjataan.

Toisesta vinkkelistä käsin väitän myös monien verkkopankkiasiakkaiden kaipaavan Kanban-seinää. Nykyään kaikkia ärsyttää maksaa verkkopankkitunnuksista, ”koska ilmaisiakin pankkeja on”. Sen sijaan jos verkkopankissa asiakas pystyisi näkemään mitä kaikkea hän saa palvelumaksujen myötä, nurina olisi ehkä vähän pienempää. Kun työtä ei näe, on helppo nurista. Jos seinällä näkyisi vaikkapa kaikki pankkipalvelusi eri värisillä korteilla, sekä kaikki asiakaspalvelun kanssa asioimat kertasi, tuntisi rahalle saavan vastinetta, koska työ on muuttunut näkyväksi.

Loppuun lienee vielä hyvä mainita se, että vaikka tässä artikkelissa pääpaino oli omissa Trello-kokemuksissani, niin Kanban-työkaluja löytyy lukuisia. Suurin osa niistä perustuu hyvin pitkälle samaan ideaan, eli tästä julkaisusta on varmasti hyötyä myös muiden kuin Trellon kanssa toimiessa.

Saatat olla kiinnostunut myös:

• Kokeilussa täysipäiväinen yrittäjyys – miksi jätin päivätyöni?
• 2021 Q2 – Duunarista yrittäjäksi
• Miten arkeni muuttui yrittäjäksi ryhtymisen myötä? – Selviä muutoksia jo nyt
• Kokemuksia toiminimi-yrittämisestä – Yrittämällä kohti vaurastumista?
• Oman työn organisointia kanban-työkalun avulla – Kokemuksia Trellosta
• Vinkit keskittymiskyvyn parantamiseen – näin otat itsestäsi kaiken irti
• Mitä haluan ja mitä en halua tehdä yrittäjänä? – Yritykseni liiketoiminta
• Onko yrittäjällä varaa sairastua? – Näin varaudun sairauslomaa vastaan